Sør-Aurdal kommune ved rådmannen er behandlingsansvarlig for kommunens behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for de forskjellige behandlingene er delegert i tråd med delegeringsreglementet.

Sør-Aurdal kommune er ansvarlig for at alle data blir behandlet på en sikker måte med hensyn til konfidensialitet (at data bare skal være tilgjengelig for autoriserte personer og prosesser), integritet (at data er nøyaktige, fullstendige og gyldige) og tilgjengelighet (krav til service - alle berettigede krav om tilgang til korrekt informasjon skal dekkes ved behov.) Kommunen skal også sikre at det foreligger internkontroll som viser at oppgavene blir utført i samsvar med personopplysningsloven og regler gitt etter loven.

Sør-Aurdal kommune har et særlig ansvar for forsvarlig behandling av sensitive personopplysninger. Sensitive personopplysninger er opplysninger om etnisk bakgrunn, politisk, religiøs eller filosofisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap, genetiske og biometriske data som brukes til entydig å identifisere enkeltpersoner, helseopplysninger, opplysninger om seksuell orientering, og opplysninger om en er siktet / dømt for en kriminell handling.

For å kunne utføre de lovpålagte oppgavene våre og yte gode tjenester til innbyggerne trenger Sør-Aurdal kommune å innhente og bruke personopplysninger. Når kommunen innhenter og bruker personopplysninger skjer det i all hovedsak med hjemmel i lov og forskrift.

Av og til har vi ikke hjemmel i lov til å behandle personopplysninger; da vil vi be deg om samtykke. For at et samtykke til å behandle personopplysninger skal være gyldig, er det et krav at det skal være frivillig, spesifikt, informert, utvetydig, gitt gjennom en aktiv handling, dokumenterbart og mulig å trekke tilbake like lett som det ble gitt.

Alle som er registrert i et av Sør-Aurdal kommune sine systemer har rett til innsyn i egne opplysninger.

Sør-Aurdal kommune plikter på selvstendig grunnlag å slette personopplysninger som ikke lenger er relevante for behandlingen. Krav om retting eller sletting rettes til kommunen sitt postmottak. Du skal ha svar innen 30 dager. Plikten til å slette personopplysninger er i noen tilfeller avgrenset av annet lovverk, f.eks. regnskapsloven og arkivloven, og en kan gjøre unntak fra sletteplikten for data som blir lagret for historisk, vitenskapelig eller statistisk formål.

Alle kommuner er pålagt å ha personvernombud. Personvernombudets oppgave er å gi råd om hvordan den behandlingsansvarlige best mulig kan ivareta personverninteressene. Ombudet skal kontrollere etterlevelse av personopplysnings-loven og andre relevante regelverk med bestemmelser om personvern, samt virksomheten sine egne interne retningslinjer for personvern.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som blir lastet ned og lagret på datamaskinen din når du åpner en nettside. Sør-Aurdal kommune bruker informasjonskapsler til å gi deg en bedre brukeropplevelse, og til å samle inn statistikk. Bruken av informasjonskapsler utgjør ingen sikkerhetsrisiko for deg. Du kan avstå frå å samtykke til lagring av informasjonskapsler, men det kan føre til at tjenestene på nettsiden ikke vil fungere optimalt. Ingen av opplysningene vi får inn via informasjonskapsler, blir brukt til å identifisere enkeltpersoner.

Vi ønsker at du som besøkende på nettsidene våre skal finne det du er ute etter så raskt som mulig. For å lage og vedlikeholde et brukerrettet nettsted er vi avhengige av å kunne analysere brukermønsteret til de som bruker sidene våre. Vi samler derfor inn opplysninger om besøkende på www.sor-aurdal.kommune.no. Vi kan ikke spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Eksempel på hva statistikken gir oss svar på er: Hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra, og hvilke nettlesere som blir brukt. Dette blir ikke brukt i forhold til profilering mot reklame.

Vi bruker elektroniske skjema for å forenkle og effektivisere offentlig forvaltning. Når du fyller ut elektroniske skjema på www.sor-aurdal.kommune.no, vil informasjonen du gir fra deg bli sendt sikkert til den saksbehandleren eller avdelingen som trenger informasjonen til sin saksbehandling.

Sør-Aurdal kommune bruker et sak-/arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av saksdokument.

Det registreres ulike typer personopplysninger i sak-/arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som går fram av forespørselen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer med hjemmel i arkivlovgivningens regler. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Sak-/arkivsystemet følger offentlige standarder, er tilgangs- og rollestyrt, og har særlige sikkerhetstiltak og rutiner for sensitiv informasjon.

Sør-Aurdal kommune gjør offentlige dokumenter tilgjengelige i postlisten på hjemmesiden. Korrespondanse med kommunen blir journalført etter arkivloven sine retningslinjer, og vil således kunne bli tilgjengeliggjort i postlisten. Dette betyr også at vi normalt vil gi innsyn i disse om vi får en slik forespørsel. Sensitive opplysninger blir skjermet.

Sør-Aurdal kommune benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet, og det forekommer at kommunen bruker e-post eller telefon til deler av saksbehandlingen. I slike tilfeller skal saksbehandler journalføre relevant korrespondanse i tilhørende fagsystem. Saksbehandling som inneholder sensitive personopplysninger gir en ikke på e-post. Mottatt e-post som inneholder sensitive opplysninger skal ikke distribueres videre, og skal fjernes fra e-postsystemet. Sør-Aurdal kommune ønsker å gjøre deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og vil derfor oppfordre deg til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til oss på e-post.

Telefonsamtaler blir logget i telefonsentralen vår. I tillegg har de tilsatte en oversikt over de siste anropene på telefonene sine. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som blir journalført. Det blir ikke gjort andre systematiske registreringer av telefonsamtaler der innringer kan bli identifisert, bortsett fra telefonsamtaler til legevakten, som blir loggført etter gjeldende lovverk.